Du har sikkert hørt ordet 'database' ble kastet rundt før. En database er en stor samling informasjon som hjelper brukerne med å organisere, se, søke, hente og samle inn data. Hvis du har en database, trenger du riktige verktøy og applikasjoner for å håndtere den og få mest mulig ut av den. Spesielt for de som jobber i teammiljøer og trenger å dele data med andre mennesker (brukere, utviklere, korrekturlesere osv.), Er den perfekte løsningen Microsoft Access, og ved å bruke Access-juksearket ditt, vil du være proff på kort tid.
Gjør jobben din enklere ved å bruke funksjonene og verktøyene i Access. Hvis du tror at du er flink til å holde informasjonen organisert, er Access i ferd med å blåse deg bort. Når du lager en fil i Access, oppretter du i hovedsak en fil som inneholder forskjellige deler av databasen din. Du kan deretter dele databasen din i forskjellige, relaterte deler for å holde administrasjonen enkel og rask. Disse elementene kalles tabeller, spørsmål, skjemaer, rapporter osv.
Når du har definert alle disse forskjellige elementene, kan du holde alt på en organisert måte. Dette gir deg mulighet til å dele og levere informasjon tydelig og bygge hele prosjekter i en enkelt fil. Uansett hvilket formål, er Access i stand til å hjelpe deg eller din virksomhet med å holde informasjonen klar, sikker og organisert.
Dette juksearket tar sikte på å introdusere folk for hvordan nye generasjoner av Access fungerer. Det er ingen overraskelse at det tar litt tid å mestre et slikt funksjonspakket program. Vi er her for å hjelpe deg med noen tips og triks for raskt å komme i gang med Access, eller oppdatere minnet ditt hvis du er Access-veteran.
- Tips: Hvis vennene dine, kollegene eller de ansatte trenger å lære mer om Microsoft Access, ikke vær sjenert og del denne artikkelen! Kunnskap er makt, og du har evnen til å hjelpe andre å lære ved å dele.
Hvordan navigere i Microsoft Access-båndet
Grensesnittet vi jobber med kan bli forvirrende for nye brukere. Her er litt infografikk om det grunnleggende grensesnittet til Access basert på Access 2016. Hvis du er forvirret om hva forskjellige elementer er, er det ingen bekymringer. Vi går grundig inn på båndet, datatabeller, objekter og mer senere i artikkelen. Bare fortsett å lese!
Heldigvis for de som har jobbet med Office-applikasjoner en stund nå, er ikke grensesnittet til Access så ukjent som du skulle tro. Gode venner som Ribbon, Tell Me-linjen og Quick Access-verktøylinjen kommer alle tilbake for å hjelpe deg, mens datadelen av Access forblir ren og lett lesbar.
En introduksjon til Ribbon interface
Båndet har vært en stor del av Office-applikasjoner som Access i mange år nå. Den ble først introdusert tilbake i Office 2007, designet med tanke på enklere navigering. Du trenger aldri bruke gammeldagse menyer med flere nivåer av undermenyer med båndet.
Det tungt visuelle grensesnittet hjelper deg med å finne verktøyene du kjenner og elsker raskt. Båndet er din viktigste måte å navigere i Access, åpne mulighetene for å formatere tekst, sette inn elementer, implementere funksjoner, tilpasse databasen din og mye mer.
I motsetning til tidligere versjoner av Access, har båndet i nye utgivelser som Access 2016 og Access 2019 en flatere, kompakt design som gir mindre rot på skjermen som distraherer deg fra arbeidet ditt. Dette minimalistiske grensesnittet gir Access et moderne og stilig utseende som skiller den fra konkurrentene.
Plasseringen av verktøy og funksjoner er omtrent den samme som tidligere versjoner, så du bør ikke ha problemer med å finne favorittkommandoene dine. Hvis du sliter, er det bare å bruke den nye Tell Me-funksjonen.
Arbeid raskere med Tell Me-linjen
Funksjonen 'Fortell meg hva du vil gjøre' eller bare 'Fortell meg' tar sikte på å bringe verktøy innen rekkevidde, selv om du ikke vet nøyaktig hvor de er i båndet. Det ble først lagt til de fleste Office 2016-applikasjoner og tjente også oppholdet i Office 2019. Du kan bruke den ved å klikke på den rett ved siden av den siste kategorien på båndet, eller trykke på Alt + Q tastene på tastaturet. Du vil merke at funksjonen lar deg skrive - dette er når du kan fortelle Access hva du vil gjøre.
Basert på oppføringen din, vil Access foreslå verktøy som er relatert til det du leter etter. For eksempel hvis du skriver inn eiendomsark Tell Me-linjen vil automatisk vise alternativer som lar deg lage eller endre et eiendomsark, og foreslår til og med andre arkrelaterte verktøy.
Selv om du anser deg selv som en Access-guru, kan Tell Me-funksjonen hjelpe deg med å få fart på arbeidet ditt. Du trenger aldri å grave gjennom båndet eller søke på nettet i et forsøk på å finne en funksjon igjen.
Bli kjent med backstage-området
Når du klikker på Fil-menyen i Access (og andre Office-applikasjoner), kommer du til området Microsoft kaller 'backstage'. Her, i stedet for å se en fane med kommandoer oppstilt i båndet, får du en fullsidesvisning av informasjon og forskjellige grunnleggende oppgaver for å åpne og lagre filer, utskrift og andre delingsalternativer.
I tillegg kan du bruke Fil-menyen for å se informasjon om filen du for øyeblikket har åpnet. Dette betyr å se tiden det ble opprettet, sist endret, eieren, samt filstørrelse og mye mer. Du kan også bruke Compact & Repair-funksjonen, eller legge til passordbeskyttelse som eier av en fil.
Definere databaseobjekter i Access
Nå som vi har fått det grunnleggende grensesnittet nede, er det på tide å bli kjent med databaseobjektene du skal arbeide i Access. Disse objektene er det du ser i navigasjonsruten til venstre når de begynner å utgjøre prosjektene dine. Du kan opprette objekter fra fanen Opprett på båndet, og endre dem når som helst i fremtiden for å tilpasse seg endringene i databasen din. La oss få en rask oversikt over objektalternativene dine:
- Tabeller lagrer relaterte data i rader (poster) og kolonner (felt). De fungerer på samme måte som celler i Excel, og utgjør sannsynligvis en stor del av prosjektene dine.
- Spørringer viser, beregner, sorterer, filtrerer, endrer og undersøker data som er lagret i tabellene dine.
- Skjemaer er egendefinerte skjermer som lar deg enkelt legge inn nye data og vise allerede eksisterende data i en tabell.
- Rapporter viser data fra en tabell eller et spørsmål i trykt format, perfekt for gjennomgang og kontroll av feil.
- Makroer er i stand til å automatisere repeterende oppgaver. Du kan kjøre en makro ved å klikke på en knapp eller trykke på en hurtigtast som er tilordnet makroen.
- Moduler er grupper av prosedyrer, skrevet på Visual Basic-språket og brukes også til å automatisere oppgaver.
Feltdatatyper
Det er mange måter å jobbe med felt i Access som gjør det lettere å håndtere forskjellige prosjekter. Hvis du for eksempel definerer et felt som et tall i stedet for som tekst, kan Access utføre beregninger med det feltet.
Her er en kort oversikt over forskjellige datatyper du kan delta og deres oppførsel:
- Kort tekst: Lagrer maksimalt 255 tegn med tekst og / eller tall.
- Lang tekst: Lagrer tekst på opptil 64 000 tegn.
- Number: Lagrer tall og gjør det mulig å utføre beregninger ved hjelp av en datacelle.
- Dato / tid: Lagrer datoer og / eller klokkeslett.
- Valuta: Lagrer tall og symboler som representerer valutaer i den virkelige verden.
- Autonummer: Tilordner automatisk et unikt nummer for hver post.
- Ja / Nei: Lagrer enten en Ja- eller en Nei-verdi.
- OLE-objekt: Lagrer objekter laget i andre applikasjoner, for eksempel et Excel-regneark, Word-dokument eller PowerPoint-grafikk.
- Hyperkobling: Lagrer lenker som kan klikkes på for å åpne nettsteder eller filer i et nettverk.
- Vedlegg: Lar deg legge ved en fil eller et bilde til databasen din.
- Stort antall: Lagrer en ikke-monetær, numerisk verdi. (Bare tilgjengelig i Access 2019.)
Start med en mal
Blir du skremt av et tomt dokument? Med Access har du et stort bibliotek med maler som allerede er innebygd i applikasjonen for å hjelpe deg i gang. Dette gir deg en enorm hurtigstart når du jobber med prosjekter i alle størrelser. Du kan finne flere maler i hver av de oppgitte kategoriene, noe som betyr at det er et stort utvalg tilgjengelig hver gang du oppretter et nytt dokument. Selv etter å ha valgt en mal, har du fortsatt mange alternativer for å redigere tilpasse databasen din etterpå.
Ta alltid sikkerhetskopi av databasen
Dette er et tips til og med for Access-veteranene der ute. Alltid, og vi mener det, lager alltid sikkerhetskopier av databasen din regelmessig. Du vet aldri hva som kan skje med filene dine i fremtiden på grunn av uventede omstendigheter. Det kan være en livredder å ha lett tilgjengelige sikkerhetskopier fra skyen eller en annen datamaskin.
Nyttige Access-snarveier som alle burde vite
For å avslutte dette juksearket, bestemte vi oss for å ta med noen av de mest nyttige Access-snarveiene du kan bruke til å øke hastigheten på arbeidet ditt:
- Du kan raskt opprette en ny database ved å trykke Ctrl + N .
- Trykk på for å legge til en ny post i databladet eller skjemaet Ctrl + pluss tegn (+) på tastaturet.
- Du kan zoome inn og ut på en side ved å trykke på Z-tasten.
- Bytt navigasjonsruten med F11 .
- Åpne Finn-fanen for å søke i et datablad eller skjema med Ctrl + F .
- Du kan raskt lagre databasen din med Ctrl + S .
Hvis du leter etter et programvareselskap du kan stole på for dets integritet og ærlige forretningspraksis, må du ikke se lenger enn . Vi er en Microsoft-sertifisert partner og en BBB-akkreditert virksomhet som bryr seg om å gi kundene våre en pålitelig og tilfredsstillende opplevelse av programvareproduktene de trenger. Vi vil være med deg før, under og etter alt salg. Det er vår 360-graders programvarebeholdningsgaranti. Så hva venter du på? Ring oss i dag + 1877 315 1713 eller e-post til sales@softwarekeep.com. I tillegg kan du nå oss via Live Chat.
