Å få de ansatte til å jobbe hjemmefra er en fin måte å gjøre sosial distansering under COVID-19-pandemien mer effektiv. Going Remote hjelper også med å redusere kostnadene foreløpig, noe som er viktig for bedrifter med et budsjett. Mens store selskaper har funnet ut dette fra begynnelsen, kan mindre organisasjoner ha vanskelig for å sette opp et vellykket eksternt system.
Vi er her for å hjelpe gjør overgangen så sømløs som mulig.
Denne artikkelen fokuserer på å liste opp alle viktige verktøy en liten bedrift trenger for å bygge et effektivt eksternt miljø. Sjekklisten består av verktøy og trinn som alle små til mellomstore bedrifter må ta for å være fjerntliggende og holde seg effektive mens du gjør det.
1. Skaff deg all nødvendig maskinvare
For å kunne begynne å jobbe eksternt, krever alle ansatte maskinvare for å få tilgang til nettsteder, dele og jobbe med dokumenter, og etablere kommunikasjon med andre medlemmer av selskapet. Mesteparten av tiden betyr dette enten selskapseid utstyr eller personlig utstyr.
Hver ansatt skal ha en bærbar PC eller PC å jobbe med, enten det eies av selskapet eller en personlig enhet, er det virksomheten din ønsker. Hvis du vil at arbeidstakerne skal ha en mer profesjonell og trygg opplevelse og har budsjettet til det, anbefaler vi å dele ut bedriftsenheter. Du kan sette opp begrensninger, overvåke aktivitet og la dine ansatte lettere skille privatliv og arbeidsliv.
Forsikre deg om at alle ansatte har en egnet enhet å jobbe med for sitt felt. For eksempel trenger en grafisk designer en datamaskin som er utstyrt for å håndtere ressurstunge applikasjoner, mens en forfatter kan klare seg med mindre kraftig utstyr.
Hvis selskapet ditt deler ut utstyr til arbeidere, må du sørge for å holde oversikt over hvilken enhet og hvor den går. Vi anbefaler at du setter opp et regneark med informasjon som enhetsserienumre, navnet og signaturen til den ansatte, samt enhetsmodellen. Dette sikrer at ingen enheter blir blandet eller tapt.
2. Forbedre sikkerheten med VPN-tjenester
VPN er forkortelsen for Virtual Private Network. Kort sagt, VPN er en virtuell kabel som kobler en datamaskin til et ikke-lokalt nettverk og gir en sikker forbindelse skjult for utenforstående. Dette er en ekstremt nyttig tjeneste for fjernarbeidere, da det reduserer risikoen for potensielt å avsløre konfidensiell informasjon.
De mange andre fordelene ved å bruke en VPN inkluderer tilgang til nettsteder som er blokkert i landet eller regionen til en ansatt, økt personvern fra Internett-leverandører, beskyttelse mot hackere, samt bedre internettforbindelser til servere ved å bruke private, direkte ruter.
Windows 7 søker etter oppdateringer på denne datamaskinen
VPN har sitt eget sett med sårbarheter, ettersom angripere prøver å dra nytte av spesifikke svake punkter og utnytte krypteringsprotokoller. Imidlertid er de ansatte fortsatt tryggere med et VPN, ettersom angripere trenger mer tid og ressurser for å spore dem, noe som gjør det mindre sannsynlig at de retter seg mot dem.
Våre anbefalinger for en VPN inkluderer NordVPN , ExpressVPN , og CyberGhost . Alle disse tjenestene er raske, enkle å bruke, samt rimelige for små bedrifter.
3. Hold oversikt over tiden
Siden du ikke kan sjekke om en ansatt jobber personlig slik du ville gjort på kontoret, må du kunne se når de klokker virtuelt. Du kan alltid be dem om å bare skrive det ned og sende det til deg, men dette er ikke effektivt og gir mye ledig plass for ansatte.
En mer nøyaktig og effektiv måte er å bruke en virtuell Time Tracker, som holder deg oppdatert så snart en ansatt begynner eller slutter å jobbe. Andre nyttige funksjoner som finnes i disse verktøyene, lar deg sjekke IP-adressen medarbeideren din klokket inn fra, noe som kan sikre at de er hjemme hos dem.
Loggtid er også nødvendig for at du skal kunne bestemme hvor mange timer en ansatt har brukt på å jobbe. Dette er avgjørende hvis du betaler folk basert på timepris, da du trenger en nøyaktig rapport. Ved å koble dette til datamaskinovervåkingsverktøy kan du sikre at de ansatte ikke prøver å jukse systemet.
For disse formål anbefaler vi sterkt å innlemme verktøyene som tilbys av iLøst , samt Toggl applikasjon.
4. Bruk effektive kommunikasjonsverktøy
Det er ikke nok å snakke over telefonen når du går over til eksternt arbeid. Du må dra nytte av ulike kommunikasjonsverktøy for å holde tritt med de ansatte, svare og stille spørsmål, dele filer og foreta regelmessige kontroller om hvert pågående prosjekt. Heldigvis er det mange løsninger som alle appellerer til forskjellige grupper av mennesker du kan velge mellom.
Her er noen av våre anbefalinger:
- Uenighet : Mens Discord startet som et program som er mest attraktivt for yngre publikum, har det vokst til å bli en av de mest brukte programvarene for kommunikasjonsformål. Med muligheten til å chatte en-mot-en, i grupper og på dedikerte servere, dekker Discord alle kommunikasjonsbehov en bedrift måtte ha. Det beste er at alt er gratis.
- Slakk : Hvis du trenger en mer profesjonell løsning, har Slack ryggen. Det lar deg få dine ansatte sammen, og deretter sette opp forskjellige kanaler for chatting, kunngjøringer, oppdateringer og arbeid. Det som skiller det fra andre kommunikasjonsløsninger er den profesjonelle integrasjonen med forretningsverktøy som Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce og Jira Cloud.
- Microsoft Teams : Fungerer firmaet ditt med Office-produkter som Word eller Excel? Alt-i-ett-løsningen din for kommunikasjon må være Microsoft Teams. Det lar deg sette opp en virtuell versjon av selskapet ditt, og gir deg deretter alle verktøyene du trenger for å gjøre personlige aktiviteter fjerntliggende. Chat, start videosamtaler, hold konferanser og integrer med Office-applikasjoner for å samarbeide og dele prosjekter.
- Zoom : For bedrifter som verdsetter konferanser, er Zoom den beste måten å få kontakt med dine ansatte ansikt til ansikt, selv hundrevis av miles fra hverandre. Kos deg med høykvalitetssamtaler som har plass til et stort antall ledsagere.
5. Samarbeid med ansatte
Selv om det bare kan bli veldig samarbeid å kommunisere med andre, kan du alltid forbedre dette ved å dra nytte av suitene designet for sanntidssamarbeid. Kombiner dette med lyd- eller videosamtaler for å forbedre effektiviteten ved å jobbe sammen med andre ansatte.
Våre anbefalinger er som følger:
hvorfor holder oppgavelinjen meg oppe
- Office 365 (nå kjent som Microsoft 365 ): Kanskje den mest populære applikasjonssuiten som er tilgjengelig i dag, Microsoft 365 er en flott løsning for arbeidstakere som ønsker å samarbeide om store prosjekter. Med verktøy for å skrive essays, lage regneark, administrere data og til og med lage grafikk, kan du enkelt samarbeide om en rekke prosjekter.
- G Suite : Det som gjør Googles G Suite til et fantastisk valg for samarbeid, er tilgjengeligheten. Alt du trenger for å få samarbeid er en datamaskin og nettleseren din - ingen installasjon nødvendig. Arbeid med dokumenter, regneark og til og med presentasjoner sammen med jevnaldrende, komplett med lagring og fildeling via Google Disk.
- jeg jobber : Selv om denne suiten bare er tilgjengelig for Mac-brukere, er det et flott verktøy å vurdere å investere penger i. Lag vakre dokumenter med strømlinjeformede verktøy og samarbeid med andre ansatte uten å måtte bekymre deg for unødvendige detaljer.
Vi håper at med hjelp av denne artikkelen , var du i stand til å få et innblikk i hva du trenger å gjøre og skaffe deg for å lykkes med virksomheten din eksternt. Vi ønsker deg lykke til og håper du får sjansen til å jobbe trygt hjemmefra.
